Klein, aber fein: In einer Mini-Blogserie mit zwei Teilen erläutert die Protectum eG derzeit zwei völlig unterschiedliche Dienstleistungsangebote einer Hausverwaltung, die WEG- und die Mietverwaltung. In der vergangenen Woche wurden bereits die Aufgaben und Leistungen einer Mietverwaltung dargelegt. Der zweite und letzte Teil hat daher die WEG-Verwaltung zum Gegenstand.
Die Wohnungs-Eigentümergemeinschaft
Die Bezeichnung „Hausverwaltung“ ist ein Sammelbegriff für ganz verschiedene Formen der Verwaltung. Während sich eine Mietverwaltung für den Eigentümer um alle rund um die Vermietung eines Objektes anfallenden Angelegenheiten kümmert, liegt das Aufgabengebiet einer WEG-Verwaltung darin, Belange rund um das Gemeinschaftseigentum und das Zusammenleben einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zu regeln. Wie vor wenigen Wochen von der Protectum eG in einem Beitrag zur Bedeutung der Teilungserklärung erläutert, bildet sich eine derartige Eigentümergemeinschaft, wenn ein Eigentümer sein Grundstück in mehrere sogenannte Miteigentumsanteile aufteilt. Dadurch entstehen zwei Arten von Eigentum: das Sondereigentum, das ausschließlich einem bestimmten Eigentümer zusteht (zum Beispiel die Wohnung), und das Gemeinschaftseigentum, das allen Eigentümern gehört und gemeinschaftlich genutzt wird (zum Beispiel Treppenhaus oder Dachboden).
Leistungen einer WEG-Verwaltung
Wie die Protectum eG hervorhebt, ist das Gemeinschaftseigentum der zentrale Zuständigkeitsbereich der WEG-Verwaltung. Denn wie immer, wenn Dinge von mehreren Menschen genutzt werden, muss jemand die Aufsicht darüber haben, dass Regeln eingehalten und anfallende Kosten verteilt werden, um ein reibungsloses Zusammenleben zu gewährleisten. Zu diesem Zweck übernimmt die WEG-Verwaltung zahlreiche organisatorische, kaufmännische und rechtliche Aufgaben. Darunter fallen unter anderem:
- die Erstellung von Wirtschaftsplänen
- die Berechnung der Nebenkosten und des individuell zu zahlenden Hausgeldes
- die Verwaltung der WEG-Konten
- der Abschluss von Verträgen (z. B. mit Versicherungen)
- die Beauftragung von Handwerkern z. B. zur Instandhaltung oder Schadensbeseitigung
- die Ausarbeitung einer Hausordnung
- die Organisation und Durchführung der WEG-Versammlungen (inkl. Einladung und Protokollführung)
Doppelfunktion der WEG-Verwaltung
Laut Protectum eG lässt sich der Aufgabenbereich einer WEG-Verwaltung in zwei Kernbereiche unterteilen: das Außenverhältnis und das Innenverhältnis.
Im Außenverhältnis vertritt die WEG-Verwaltung die Eigentümergemeinschaft gegenüber dritten Parteien außerhalb der WEG. Da einzelne Eigentümer nicht berechtigt sind, beispielweise Verträge im Namen der WEG abzuschließen, übernimmt die Verwaltung diese und andere Aufgaben und vertritt so die WEG nach außen. Zu den typischen Aufgaben des Verwalters im Außenverhältnis zählen der Abschluss von Wartungs- oder Versicherungsverträgen, die Beauftragung von Dienstleistern etwa für die Gartenpflege oder die Eröffnung von Konten für die Eigentümergemeinschaft. Diese Stellvertreterfunktion der Verwaltung stellt zum einen sicher, dass bei derartigen Vorgängen die Interessen aller Eigentümer repräsentiert werden. Darüber hinaus trägt dies auch zur Rechtssicherheit der Drittparteien bei, da der Verwalter offiziell ermächtigt ist, im Namen der Gemeinschaft zu handeln.
Demgegenüber stehen die Rechte und Pflichten der Verwaltung im Innenverhältnis, also gegenüber den Eigentümern. Hier geht es darum, das Zusammenleben der Eigentümer untereinander zu regeln. In diesem Zusammenhang nimmt die WEG-Verwaltung typische Aufgaben wie die Aufstellung eines Wirtschaftsplans und die Berechnung des auf jeden einzelnen Wohnungseigentümer entfallenden Hausgeldbetrags wahr. Auch die Überwachung des fristgerechten Eingangs der Hausgeldzahlungen und die Durchsetzung rückständiger Hausgeldforderungen zählen zu ihren Pflichten in diesem Bereich. Darüber hinaus werden vom Verwalter zudem die turnusmäßigen WEG-Versammlungen organisiert, geleitet und protokolliert. Sollte eine Eigentümergemeinschaft noch über keine Hausordnung verfügen, unterstützt der WEG-Verwalter auch bei der Erstellung einer solchen.
Sei es im Innen- oder Außenverhältnis: Das Wohneigentümergesetz bildet die Rechtsgrundlage für die Tätigkeit der WEG-Verwaltung, deren Pflichten und Befugnisse werden in den Paragrafen 26–28 geregelt.